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    吉林省企業職工檔案管理暫行辦法

    吉林省勞動和社會保障廳

                                                                 
      吉  林  省  檔  案  局

           吉勞社薪字[2004]13號

                關于印發《吉林省企業職工檔案管理暫行辦法》的通知
      

    各市州、縣(市、區)勞動保障局,檔案局:
        為適應當前勞動用工多樣化的發展趨勢,進—步規范和加強企業職工檔案管理工作,經認真研究,制定了《吉林省企業職工檔案管理暫行辦法》,現印發給你們,請認真遵照執行。

     
     


                            吉林省勞動和社會保障廳辦公室    吉林省檔案局

                                                           2004年1月13日

                     

                      吉林省企業職工檔案管理暫行辦法

        第一條  為進一步規范和加強企業職工檔案管理,推動我省企業職工檔案管理工作的科學化、規范化、制度化進程,依據《中華人民共和國檔案法》、《勞動法》等法律、法規規定,結合本省實際特制定本辦法。   
        第二條  本辦法中所稱企業職工檔案管理系指:本行政區域內的國有企業、股份制企業、外商投資企業、城鎮集體及私營企業、事業單位、社會團體、民辦非企業單位、有雇工的城鎮個體工商戶(以下稱用人單位)中,與之形成勞動關系的職工檔案管理,及非全日制從業人員、靈活就業人員、與原用人單位終止(解除)勞動關系的失業人員;自費出國等人員的檔案管理。
        第三條  用人單位、就業服務機構、勞動代理服務機構,為職工檔案具體管理機構。檔案管理機構要接受同級勞動保障行政部門及檔案行政綜合管理部門的監督、指導。 
        第四條  經勞動保障和檔案管理行政部門認定,具備保管職工檔案條件的用人單位,保管與其形成勞動關系的職工檔案。不得代管其他人員的檔案,嚴禁職工個人保管檔案。
        第五條  不具備保管職工檔案條件的用人單位,其職工檔案交由經同級勞動保障行政部門、檔案管理行政部門批準的具備保管職工檔案條件的勞動代理服務機構代保管。   
        第六條  就業服務機構負責轄區內與用人單位終止或解除勞動關系的失業人員的檔案管理。
        第七條  勞動代理服務機構經勞動保障和檔案管理行政部門認定可開展代理檔案保管業務。負責受用人單位委托職工檔案的管理及職工自動離職、開除、終止(解除)勞動關系人員;非全日制從業人員、靈活就業人員、自費出國等人員的檔案管理。
        第八條  退休職工的檔案,可交由戶口所在的社區保管,社區暫不具備保管職工檔案條件的可由原檔案保管部門保管。
        第九條  死亡職工檔案在原檔案保管部門保管滿十五年以上,可以按規定進行銷毀。特殊貢獻的獲省級以上模范人物稱號的職工死亡以后,其檔案按管理權限向所在地檔案館移交。
        第十條  職工檔案具體管理機構的職責:
        1、收集、整理、立卷、鑒別、保管、查閱、轉遞職工檔案;
        2、登記職工工作變動、簽訂、履行勞動合同等情況;
        3、為有關部門提供職工情況;
        4、做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
        5、定期向本單位或相關的檔案管理部門移交檔案;
        第十一條 就業服務機構、勞動代理服務機構應嚴格按照本規定要求,與檔案保管單位或個人簽訂委托協議(式樣附后),明確雙方的權利、義務及違約責任,為委托方出具調檔、轉移檔案等手續,接到托管的檔案后要進行審查登記,無誤后方可歸檔。
        第十二條  職工檔案的內容包括(式樣附后):
        1、職工登記表;
        2、勞動調配材料;                                                 
        3、晉級、增資材料;
        4、考核、考察材料;
        5、學歷記載材料;
        6、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;                   
        7、獎懲材料;
        8、政審材料;
        9、個人誠信材料。
        第十三條  檔案具體管理機構要將職工工作中形成的材料及時收集、整理、立卷、歸檔,保持檔案的完整。                        
        第十四條  立卷歸檔的材料必須經過認真鑒別,以保證材料的真實性。                                                       
        第十五條  企業職工檔案使用統一規格標準用紙,檔案卷盒卷皮、目錄等樣式、規格實行統一的制作標準,并用鋼筆或碳素筆填寫,字跡要端正、清晰。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。                                                   
        第十六條  實行職工登記制度,《職工登記表》(樣式附后) 將作為職工檔案的一項內容,所有用人單位應重新如實填寫《職工登記表》放入本人檔案,職工工作變動后,到新的用人單位應重新填寫《職工登記表》。
        第十七條  檔案具體管理機構在做好檔案材料的收集、整理和內容的充實工作的同時,要建立檔案管理臺賬,防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造檔案材料。
        第十八條  用人單位及檔案管理機構要建立健全檔案查閱借閱制度,明確檔案查閱條件及利用范圍。檔案管理部門對高級專業技術人員和涉及國家秘密的職工檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續。
        第十九條  除特殊情況外職工檔案一般不得借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經主管檔案工作的領導批準后,方可辦理,嚴格履行登記手續,并按期歸還。
        第二十條  任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及—兄弟姐妹等)的檔案。
        第二十—條  查閱檔案必須嚴格遵守保密規定和查檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
        第二十二條  因工作需要從檔案中取證的,須經主管檔案工作的領導批準后,方可辦理。
        第二十三條  職工檔案保管應具備以下條件:
        1、要建立堅固的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;
        2、庫房要具備防火、防蟲、防盜、防潮、防光、防高溫、防塵等條件;  
        3、溫度控制在14℃——24℃,相對溫度控制在45%一60%;
        4、檔案庫房和檔案工作人員辦公室要二室分開;
        5、檔案保管人員應具有中專(或相當中專)以上學歷,經過培訓合格后持證上崗。
        要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術。并要逐步實行微機管理,實現檔案管理現代化。
        第二十四條  轉遞檔案應遵守下列規定:
        1、對轉出的檔案,必須按省勞動和保障廳統一印制的《職工檔案轉遞通知單》(式樣附后)進行登記,并密封包裝。
        2、對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
        3、用人單位、就業服務機構、勞動代理服務機構收到檔案經核對無誤后,在回執上簽名蓋章,并將回執立即退回。轉出單位逾期30日未收到回執的,應及時追查,以防丟失。《職工檔案轉遞通知單》回執由原檔案管理部門保存15年以上。
        第二十五條  有下列行為之一的,根據情節輕重,縣以上勞動和社會保障部門、檔案管理行政部門依據《中華人民共和國檔案法》、《吉林省檔案條例》等有關法律法規給予處罰,造成經濟損失的,應依法承擔賠償責任。構成犯罪的,依法追究刑事責任。
        1、不按本《辦法》規定集中管理檔案的;
        2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;
        3、無故扣押職工檔案的;
        4、職工檔案整理、保管、利用、轉遞過程中出現違反本辦法,造成檔案丟失或其它嚴重后果的;   
        5、拒不按本《辦法》歸檔或按期移交或接收檔案的;
        6、檔案保管部門明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
        7、損毀丟失或者擅自銷毀檔案的。
        第二十六條  本辦法由省勞動和社會保障廳負責解釋。
        第二十七條  本辦法自下發之日起執行。
        第二十八條  自本《辦法》下發之日起,原《吉林省工人檔案管理試行辦法》同時廢止。

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